¿Alguna vez has sentido que tus herramientas de productividad están en tu contra? Te sientas a anotar una idea rápida, pero terminas nombrando carpetas, haciendo clic en ventanas emergentes y configurando permisos. En algún momento, la “productividad” se volvió más sobre manejar herramientas que sobre hacer el trabajo real.
No tiene que ser así. La verdadera productividad es simple, práctica y humana.
Empieza por lo básico: ¿qué es lo importante?
El método Getting Things Done (GTD) nos da una hoja de ruta clara. No se trata de tener el software más avanzado ni listas interminables de tareas. GTD se basa en cinco pasos:
- Captura: escribe todo lo que tienes en la cabeza, sin importar si es grande o pequeño. Usa una libreta, el móvil o simples notas adhesivas.
- Aclarar: decide qué significa cada cosa. ¿Puedes hacer algo al respecto? Si no, archívalo o déjalo ir.
- Organizar: pon recordatorios y tareas donde los veas. Puede ser un calendario, una lista o una aplicación sencilla.
- Reflexionar: revisa tu sistema con frecuencia. ¿Qué está funcionando? ¿Qué necesita tu atención?
- Actuar: ponte manos a la obra. Confía en tu sistema y enfócate en una cosa a la vez.
No necesitas una configuración complicada. A veces, lo más simple (un bolígrafo y papel) es lo mejor.
Haz tiempo para lo que importa
Austin Kleon, escritor y artista, cuenta cómo protege su tiempo creativo manteniendo su calendario despejado, reservando las mañanas de los lunes y jueves solo para escribir su newsletter.
Kleon también destaca que no se enfoca en cumplir una cantidad exacta de páginas o palabras diarias. Antes lo hacía, pero ahora prefiere medir su progreso por el tiempo que pasa realmente trabajando en el documento. Algunos días avanza mucho y otros casi nada, pero lo fundamental es presentarse cada día y dedicarle ese tiempo a su trabajo, sin importar el resultado. Esta forma de trabajar, orientada al tiempo y no a la cantidad, le ayuda a mantener la motivación y a no frustrarse.
Prueba esto: elige un momento fijo en tu semana y resérvalo para tu tarea más importante. Trátalo como una reunión inamovible.
Elimina el ruido
Seth Godin señala cuánto tiempo perdemos en cosas que no nos ayudan realmente. ¿De verdad necesitas esa reunión, o bastaría con un correo? ¿Puedes usar un documento compartido en vez de mensajes interminables? Hacer listas de verificación para tareas repetidas puede ahorrarte horas. Y siempre respeta tu tiempo—y el de los demás—llegando puntual y terminando cuando el trabajo esté hecho.
Ejemplo: la próxima vez que debas agendar una reunión, prueba usar una herramienta como Doodle para encontrar el mejor horario, o pregunta si puedes resolverlo con un correo rápido.
Deja ir la perfección
En un mundo obsesionado con el pensamiento positivo, es fácil creer que siempre debemos estar bien y tener todo bajo control. Pero como escribe Nadine Levy, a veces lo más productivo es aceptar que las cosas son difíciles. No tienes que fingir que todo está bien. Está bien decir: “esto es complejo” y luego seguir adelante.
La aceptación radical, que te ayuda a permitirte sentir lo que sientes, exteriorizarlo y avanzar, puede hacerte más resiliente y creativo.
Tu reto: simplifica una cosa esta semana
Mira tu rutina diaria. ¿Hay una herramienta o hábito que te complica la vida en vez de ayudarte? Quizás puedes cambiar una app complicada por una libreta. Tal vez puedas cancelar una reunión o empezar a usar una lista de verificación para tareas repetidas.
La productividad no es hacer más. Es hacer espacio para lo que importa, hacerlo bien y dejar ir el resto.
Hagamos que nuestras herramientas trabajen para nosotros, no al revés.
Referencias
- Do you ever feel like your tools are working against you? Kenedy Paulino. https://www.producthunt.com/p/general/do-you-ever-feel-like-your-tools-are-working-against-you?utm_campaign=41312_2025-06-22
- Simple and painless productivity. Seth Godin. https://seths.blog/2025/04/simple-and-painless-productivity
- 5 things that work for me. Austin Kleon. https://austinkleon.substack.com/p/5-things-that-work-for-me
- In a culture obsessed with positive thinking, can letting go be a radical act? Nadine Levy. https://www.theguardian.com/commentisfree/2025/may/05/in-a-culture-obsessed-with-positive-thinking-can-letting-it-go-be-a-radical-act
- What is GTD - Getting Things Done®. David Allen Company. https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/